Escritório bem montado melhora imagem da empresa; veja dicas


Montar um escritório para a empresa exige tempo, pesquisa e, claro, dinheiro. Por isso, o investimento nem sempre faz parte dos planos iniciais do negócio, principalmente se a empresa for prestadora de serviços ou ainda não tiver muitos funcionários.

No entanto, depois de se consolidar no mercado, a empresa passa a precisar de um espaço para estabelecer suas atividades. Luiz Fernando Tossi, diretor da Infinitto Consultoria, diz que ter um escritório ajuda a profissionalizar a imagem do negócio.
“Quando há necessidade de contratar novos colaboradores e quando a relação com clientes se torna mais estreita, é necessário ter um local para reuniões e treinamentos”, declara.
Investir no escritório antes disso, muitas vezes, é um gasto desnecessário. “O comum é que, no começo da empresa, o empreendedor controle as despesas ao máximo para preservar seu capital de giro”, diz Luiz Claudio Binato, diretor-executivo do Instiad (Instituto de Administração) e estrategista em Negócios, Gestão, Liderança e Desenvolvimento Humano.
Binato afirma que a hora indicada para montar um escritório fora de casa é quando a estrutura de trabalho começar a interferir na vida pessoal do empreendedor.
“Se o volume de trabalho crescer muito a ponto de não haver um horário limitado de expediente, se aumentar o fluxo de pessoas, como funcionários, clientes e fornecedores, e a propriedade íntima começar a ser invadida pela profissional, é um sinal que está na hora de mudar”, declara.

Gastos com o novo escritório devem caber no orçamento

Binato diz que é comum os empreendedores se empolgarem com o novo escritório e montarem uma estrutura com o objetivo de impressionar clientes e fornecedores, sem levar em conta o fluxo de caixa e os custos fixos que terão dali pra frente.
“O escritório tem que ser estruturado de acordo com o plano de negócios, prevendo por quanto tempo o novo espaço será suficiente para o ritmo de crescimento da empresa e sempre trabalhando com os recursos disponíveis e não com previsões de lucro”, afirma.
No caso de um imóvel alugado, os custos fixos do imóvel em condições normais de funcionamento, desconsiderando a implantação, não podem ultrapassar 5% do faturamento da empresa, segundo o diretor-executivo do Instiad.

Regularidade do imóvel determina obtenção de alvará de funcionamento

Os cuidados devem começar já na escolha do local. Segundo a advogada Beatriz Zancaner Costa Furtado, o empreendedor precisa obter a matrícula do imóvel e checar se está regular perante a prefeitura.
“Na matrícula, é possível verificar se o imóvel foi dado em garantia ou se foi penhorado em processo judicial. Isso pode ser um transtorno futuro, pois, caso o proprietário não cumpra com suas obrigações, o imóvel pode ser vendido em leilão, por exemplo”, afirma.
A regularidade perante a prefeitura é fundamental para que o empreendedor consiga obter seu alvará ou licença de funcionamento. Além disso, de acordo com Zancaner, é necessário verificar se o imóvel está localizado em zoneamento compatível com a atividade da empresa e se a área construída que consta da planta do imóvel na prefeitura confere com a área real.
“Há imóveis em que o proprietário fez construções sem a devida autorização municipal. Nestes casos, a área pode estar irregular, o que impedirá a obtenção do alvará pelo empreendedor”, declara Zancaner.

Espaço tem que prever crescimento da empresa, mas sem desperdício

A arquiteta Marcia Kalil diz que a localização do escritório depende da atividade da empresa. “Se não vai receber clientes, deve priorizar o menor custo. Se for receber clientes e fornecedores, tem que priorizar a facilidade de acesso, que, normalmente, tem um custo mais alto.”
É recomendado que o empresário sempre deixe alguma estação de trabalho disponível para um futuro crescimento. O que vai determinar esse espaço reserva necessário é o tamanho atual da empresa e o plano de negócios para os próximos meses.
“Se a empresa usa seis baias de trabalho, pode montar o escritório com oito. Muito mais do que isso é desperdício de dinheiro, pois o metro quadrado está muito caro”, afirma a arquiteta.

Decoração tem que passar imagem de profissionalismo

Kalil diz que a decoração deve ser neutra, com estilo clássico, porém atual. “Tem que procurar a neutralidade acima de tudo. Optar por cores neutras e jamais usar objetos pessoais como porta-retratos com familiares ou objetos decorativos muito pessoais, como coisas de viagens.”
Segundo a arquiteta, a iluminação é um item em que não se deve economizar. “Tem que ser agradável para passar bem-estar para os ocupantes, bem como a climatização. O ambiente tem que ser de fácil limpeza e organizado, com as coisas guardadas em armários”, diz.

Alternativas ajudam quem ainda não pode investir no escritório próprio

Empresas que não recebem muitos clientes e fornecedores podem dispensar recepção e salas de reunião, diminuindo, assim, os custos fixos. Uma opção, nesses casos, é alugar salas para uma demanda específica ou optar por escritórios compartilhados, o coworking.
No coworking, vários empresários dividem um mesmo escritório, que oferece toda a infraestrutura: móveis, internet, telefone fixo, serviço de copa (água e café) e sala de reunião.  Cristhiano Brito, sócio do BC Office, escritório de coworking em São Gongalo (RJ), diz que existem vários modelos de contrato.
“Há pacotes que vendem horas avulsas de uso do escritório no horário comercial até pacotes em que o empreendedor é o dono da mesa e pode deixar seus pertences no local. Os preços variam entre R$ 80 e R$ 750 por mês.”
Mari Gradilone, diretora da Virtual Office, diz que esse modelo de escritório é um mercado crescente, pois facilita a vida dos empreendedores. “Reduz gastos com instalação e custos fixos para a empresa, facilita burocraticamente, pois não exige fiador e já vem com os prestadores de serviços de limpeza e manutenção”, declara.
No Virtual Office, que possui escritórios em vários pontos comerciais do estado de São Paulo, o aluguel de salas físicas vai de R$ 2 mil a R$ 20 mil, dependendo do espaço alugado e dos serviços contratados.
Fonte: Uol

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